Hague Road Runners

Evenementenformulier

    Formulier evenementen

    HET CLUBHUIS IS UITSLUITEND TE GEBRUIKEN VOOR CLUBACTIVITEITEN MET TOESTEMMING VAN HET BESTUUR

    Deze checklist is opgesteld om optimaal gebruik te maken van het clubhuis en de voorzieningen van het clubhuis. Zoals bar- en kasbeheer, gebruik van materialen, verlichting, verwarming en het openen en afsluiten. Ook is het handig om een aanspreekpunt te hebben voor tijdens en na het evenement.
    Neem eerst contact op met het bestuur voordat je een evenement gaat organiseren.

    Naam contactpersoon/aanvrager (tevens eindverantwoordelijke voor het evenement):

    Je e-mail (verplicht)

    Telefoonnummer (verplicht)

    Naam evenement (verplicht)

    Korte omschrijving

    Datum evenement (verplicht)

    Tijd evenement (verplicht)

    In onderstaande tabel graag aangeven wat wel/niet nodig is

    Onderwerp

    Contact/info

    Nodig ja/nee

    Opmerkingen

    Toelichting

    Barmedewerkers

    Je regelt zelf barmedewerkers.
    Zorg ervoor dat een ervaren barmedewerker
    de leiding heeft en op de hoogte is van
    het gebruik van de bar en kassa.

    Clubcards/contant

    Paul van Dunné

    JaNee

    Bij voorkeur alleen gebruik van clubcards,
    tenzij ook externen zijn uitgenodigd.

    Bevoorrading bar

    Willem Maasland

    JaNee

    Gebruik materialen

    Marcel den Dulk en André Papylaja

    JaNee

    Verwarming clubhuis

    Izaak Luteijn en Henk Mullekens

    JaNee

    Openen/afsluiten clubhuis

    Lid barcommissie

    JaNee

    Openen/afsluiten parkeerterrein golf

    Jos de Graaf en Marcel Kamsteeg

    JaNee

    Inleveren formulier:

    • Het evenementenformulier moet minimaal 3 weken voorafgaand aan het evenement worden verstuurd.

    Aandachtspunten:

    • Het is niet toegestaan om zelf meegenomen dranken te gebruiken

    • Het gebruik van sterk alcoholische dranken is niet toegestaan

    • Bij barverbruik moet correct worden afgerekend. Dit kan via de barkaarten of door het invullen van een bardeclaratieformulier. Het formulier moet door eindverantwoordelijke van het evenement worden ondertekend en in de kluis (vergaderkamer) worden gedeponeerd of aan 1 van de barcommissieleden worden overhandigd. Een rekening volgt via de penningmeester van de bar, Roland Lindeloo.

    • Zowel de bar als het clubhuis moet opgeruimd achter worden gelaten

    • In verband met de hygiëne mogen geen etenswaren worden achtergelaten; ook niet in de koelkast.

    • Zorg voor promotie, maak je evenement bekend via de bekende kanalen zoals de website, sociale media, flyers en evt. een mailing. Meer informatie hierover vind je op de pagina Publicaties.

    Contactgegevens barcommissie:
    Contactgegevens van de leden van de barcommissie vind je op de volgende pagina.