Vragen aan Sandra van den Berg, privacyfunctionaris bij HRR

Zoals iedereen weet is vorig jaar de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking getreden, ook wel kortweg Privacywet genoemd. Een van de voorwaarden van deze wet is de aanstelling van een zogeheten privacyfunctionaris, ook bij verenigingen als de onze. Sandra van den Berg werd bereid gevonden deze functie op zich te nemen. Sandra vertelt hier over het concept-privacybeleid dat in de komende ALV van 8 april op de agenda staat, en doet een oproep aan de leden.

Sandra, wat bracht jou ertoe om deze functie op je te nemen?
Eind december vorig jaar werd een oproep voor deze functie gepubliceerd. Een tijdje later hoorde ik dat de functie nog niet was ingevuld, en ben ik op de AVG-werkgroep afgestapt. In het dagelijks leven ben ik juridisch informatiespecialist bij het Nuffic, de Nederlandse organisatie voor internationalisering in onderwijs. Voor mijn werk houd ik mij bezig met informatiebeveiliging en privacy, en dus ook met de AVG. Ik heb een bachelor rechten aan de Open Universiteit en informatiemanagement behaald aan de Haagse Hogeschool.

Wat is hieraan voorafgegaan bij de club?
Door deze nieuwe wet moeten alle organisaties, bedrijven en verenigingen aan bepaalde voorwaarden op het gebied van privacybescherming voldoen. Om deze wet toe te passen op HRR is vorig jaar is een werkgroep aangesteld, bestaande uit Willem van Prooijen, Paul Slijpen, Sandra Craandijk, Peter Wisse en Robert Ficker. Deze werkgroep heeft veel voorwerk gedaan. Daarbij is voor een groot deel gebruikgemaakt van de AVG-informatie voor verenigingen die de KNAU (Koninklijke Nederlandse Atletiek Unie) aanbiedt. Daaruit is een privacybeleid voortgevloeid, en zijn bijvoorbeeld afspraken gemaakt met derde partijen die over onze ledengegevens beschikken. Het privacybeleid moet nog door de volgende ALV (8 april) worden goedgekeurd. Voor de duidelijkheid is het concept-privacybeleid echter wel op de HRR-website geplaatst.

Wat betekent dit in de praktijk voor de HRR-leden?
Het belangrijkste is dat zij weten welke persoonsgegevens HRR van hen vastlegt, wie deze gegevens kan raadplegen, met welk doel deze gegevens worden gebruikt en hoe lang deze worden bewaard. En dat zij het recht hebben om deze gegevens in te zien, te wijzigen en te laten verwijderen (na beëindiging van het lidmaatschap).
Ik wil dan ook graag een stukje ‘awareness’ bij de medewerkers creëren. Mocht je constateren dat deze regels geschonden zijn, of als er sprake is van een datalek, dan kan dit via mij worden gemeld. En laten we hopen dat het niet gebeurt, maar ik kom ook in actie mocht ooit de HRR-website worden gehackt. In de beveiligde omgeving van de site zijn immers de ledengegevens vastgelegd.
In het privacybeleid is ook vastgelegd hoe wordt omgegaan met het versturen van nieuwsbrieven en andere informatie aan de leden, het versturen van informatie via e-mail, het publiceren van uitslagen van wedstrijden en van foto’s.

Ja, hoe zit dat nu bijvoorbeeld met foto’s in het HRR Magazine en op de website?
In het privacybeleid staat: “HRR publiceert foto’s en beelden/filmpjes van wedstrijden en evenementen waaraan leden hebben meegedaan, ook als daarbij deelnemers of bijvoorbeeld toeschouwers herkenbaar in beeld komen.” De achterliggende gedachte hierbij is, dat het bestuur informatievoorziening aan de leden nodig acht voor het goed functioneren van de vereniging. Dat heet een gerechtvaardigd belang. Het zou voor jullie, de redactie van HRR Magazine, bijvoorbeeld ondoenlijk zijn om aan iedereen die op een groepsfoto staat, afzonderlijk vooraf toestemming te vragen. Maar: leden die een beeld verwijderd willen hebben, kunnen dat verzoek te allen tijde via mij indienen. Datzelfde geldt voor leden die hun naam niet in de wedstrijduitslagen en in verslagen van deze wedstrijden vermeld willen zien.

Hoe wordt hierover verder naar de leden gecommuniceerd?
In de ALV, op 8 april, vertelt iemand van de werkgroep/bestuur meer over de AVG en HRR. Het onderwerp stond eerst in de ALV van oktober vorig jaar op de agenda, maar dat kon toen niet doorgaan. De ALV heeft een belangrijke stem in het privacybeleid van de club. Ik wil dan ook iedereen die vragen over dit onderwerp heeft, verzoeken om mij deze voorafgaand aan de ALV te stellen. Zo kunnen we het verhaal aanpassen aan de vragen die er binnen de club leven.

Je kunt mij hiervoor natuurlijk altijd aanschieten op de club: op maandagavond ben ik meestal wel aanwezig. Maar je kunt ook mailen naar het speciale e-mailadres: privacy@hagueroadrunners.nl

(lh)
Foto: Frans Martens