Privacybeleid

Vereniging the Hague Road Runners (HRR)

Privacyreglement

1. Persoonsgegevens

1.1 Inleiding
Hierna is aangegeven welke persoonsgegevens HRR vastlegt, wie deze gegevens vastlegt, wie deze gegevens kan raadplegen, met welk doel deze gegevens worden gebruikt en hoe lang deze worden bewaard. De ledenadministratie wordt ook gebruikt voor het registreren van gastleden, volgers van cursussen, donateurs en vrijwilligers. Dit reglement is ook op hen van toepassing.

1.2. Vastgelegde persoonsgegevens van leden en gastleden
a. In de ledenadministratie worden de volgende gegevens centraal digitaal vastgelegd:
Naam, voorletter(s), roepnaam, geboortedatum, adres, e-mailadres, telefoon, noodtelefoon, incasso (ja, tenzij) en IBAN (zogenoemde verplichte velden).
b. Tevens kunnen worden vastgelegd:
Gender, nationaliteit, beroep, vrijwilliger (ja/nee), contactnaam noodtelefoon, foto, clubcardnummer, EHBO (ja/nee), datum laatste reanimatiecursus, Bedrijfshulpverlening (BHV) en Instructie verantwoord alcoholgebruik (IVA) (zogenoemde niet-verplichte velden).
c. De ledenadministrateur vult de volgende gegevens in:
Lidnummer, AU-bondsnummer, nummer kluisje, nummer Club van 100, trainingsgroep(en) vrijwilligersfunctie, alsmede de betaalgegevens van alle leden.

1.3. Toegang gegevens voor leden
Elk lid heeft via Mijn HRR toegang tot al zijn gegevens en kan deze wijzigen, met uitzondering van de administratieve gegevens zoals het lidnummer en de betaalgegevens. Elk lid kan alléén bij zijn eigen gegevens tenzij zijn functie toestaat ook andere te zien.
De ledenadministrateur en de penningmeester kunnen de gegevens van alle leden wijzigen.

1. 4. Doel van de vastlegging
HRR gebruikt deze gegevens om het overeengekomen lidmaatschap te effectueren, contact met de leden op te nemen en te onderhouden, de contributie te innen en, in het algemeen, om HRR als atletiekvereniging, inclusief het indelen in trainingsgroepen en de kantine in het clubgebouw, te kunnen laten functioneren. Deze doelen zijn een zogenoemd ‘gerechtvaardigd belang’ in de zin van de AVG.

1.5. Bewaartermijn
De gegevens zullen worden bewaard tot twee jaar na de beëindiging van het lidmaatschap van betrokkene, behoudens voor zover er geen wettelijke verplichting is de gegevens langer te bewaren. Als een lid na beëindiging van zijn lidmaatschap wenst dat zijn gegevens worden verwijderd, zal deze wens worden uitgevoerd in verband met het in de AVG opgenomen recht op vergetelheid.

1.6. Beveiliging
HRR heeft de volgende beveiligingsmaatregelen getroffen ter bescherming van de persoonsgegevens:
– De online-ledenadministratie en de website zijn via een beveiligde verbinding te benaderen (https);
– Elke gebruiker moet gebruikmaken van een gebruikersnaam en een wachtwoord.

2. Het gebruik van de ledeninformatie door derden

2.1 De persoonsgegevens die HRR beheert, worden gebruikt door derden, zoals de ons overkoepelende sportorganisatie, de leveranciers van ons administratiepakket en de kassa-software. HRR is akkoord gegaan met de algemene voorwaarden of de verwerkersovereenkomst die deze verwerkers hebben opgesteld.
2.2 De Stichting Haagse wegatletiek, de Vereniging Club van 100 en de Stichting Haegsche Ooievaar Runners kunnen de persoonsgegevens die HRR beheert, gebruiken voor het versturen van mailings. Deze rechtspersonen en groep zijn door hun doelstellingen en bestuurlijke samenstelling onlosmakelijk verbonden aan HRR.
2.3 Voor het overige verstrekt HRR geen gegevens aan derden, tenzij dat op grond van een wettelijk voorschrift verplicht is

3. Nieuwsbrieven en andere informatie

3.1. Geen commercie
HRR verstuurt aan de leden geen berichten die commerciële informatie bevatten.

3.2. Nieuwsbrieven en andere informatie
HRR verzendt aan de leden nieuwsbrieven en andere informatie die het bestuur nodig
acht voor het goed functioneren van de vereniging. Leden die deze informatie niet (meer) wensen te ontvangen, kunnen dit kenbaar maken via een in het bericht opgenomen link of via Mijn HRR.

3.3. Wedstrijden
HRR kondigt atletiekwedstrijden, prestatielopen en wandelingen aan en publiceert uitslagen van wedstrijden en prestatielopen waaraan leden hebben meegedaan. Verder kan HRR verslagen publiceren van deze wedstrijden en van evenementen waaraan leden hebben meegedaan. Leden die niet willen dat hun naam vermeld wordt in deze informatie kunnen dat kenbaar maken via privacy@hagueroadrunners.nl Betrokkene wordt per email bericht dat daarvoor zal worden gezorgd.

3.4.Informatie per e-mail
Indien binnen HRR informatie wordt verspreid per e-mail maakt de verzender gebruik van zogenoemde blinde kopieën. Uitzonderingen hierop kunnen, zo nodig onder voorwaarden en/of voor een bepaalde tijd, worden toegestaan na een verzoek via privacy@hagueroadrunners.nl Een uitzondering is uitsluitend van kracht indien deze schriftelijk is vastgelegd.

3.5. Foto’s e.d.
HRR publiceert foto’s en beelden/filmpjes van wedstrijden en evenementen waaraan leden hebben meegedaan, ook als daarbij deelnemers of bijvoorbeeld toeschouwers herkenbaar in beeld komen. Materiaal waarop kinderen voorkomen, wordt niet gepubliceerd. Als iemand een beeld verwijderd wil hebben dan kan men dat via privacy@hagueroadrunners.nl verzoeken. Betrokkene wordt per e-mail geïnformeerd over het resultaat.

4. Website en sociale media

4.1. Online formulier
Voor de aanmeldingsprocedure van nieuwe leden en deelnemers van cursussen maakt HRR gebruik van een online webformulier.

4.2. Gebruik van de website
Het gebruik van de website wordt vastgelegd in logfiles, waarin het tijdstip en de bezochte pagina’s worden vastgelegd. Voor het analyseren van het gebruik van de website maakt HRR gebruik van Google Analytics.

4.3. Cookies
HRR maakt zelf geen gebruik van cookies. Op de website staan onderdelen van derden, met name Facebook en X (voorheen Twitter), die wel gebruikmaken van cookies. De leden zijn zelf verantwoordelijk of zij het gebruik van deze cookies al dan niet of gedeeltelijk willen toestaan.

5. Datalekken

Degene die constateert dat regels uit dit reglement geschonden zijn, kan dit melden via privacy@hagueroadrunners.nl. HRR heeft de plicht risicovolle datalekken te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Overigens heeft iedereen het recht een klacht in te dienen bij deze Autoriteit.

6. Slotbepalingen

6.1 Vragen
Leden die vragen hebben met betrekking tot privacy kunnen deze stellen via privacy@hagueroadrunners.nl Zij krijgen op korte termijn antwoord op hun vragen. Bij de beantwoording van verzoeken en vragen zal HRR voldoen aan het in de AVG opgenomen inzagerecht en het recht op portabiliteit van gegevens.

6.2. Vaststelling en bekendmaking
Dit privacyreglement is vastgesteld door de Algemene ledenvergadering van HRR en wordt daarna gepubliceerd op de website. Deze procedure geldt ook voor wijzigingen.

6.3. Nieuwe leden
Tijdens de inschrijving wordt gevraagd kennis te nemen van het voor HRR geldende privacybeleid.

Toelichting

1. Naar aanleiding van de invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) per 25 mei 2018 heeft HRR een privacy-werkgroep bekeken wat daarvan de gevolgen zijn voor de vereniging. Uitgangspunt was dat HRR wil voldoen aan de wettelijke verplichtingen. Bij discussies en het opstellen van dit reglement is gebruik gemaakt van het door de Atletiekunie verstrekte Handboek Sport en Privacy.
2. Het inschrijfformulier voor nieuwe leden is enigszins aangepast .
3. Het bereik van dit reglement is beperkt. HRR is niet verantwoordelijk voor door de leden zelf achtergelaten informatie, bijvoorbeeld op inschrijven.nl.
4. Het bestuur van HRR heeft een privacyfunctionaris benoemd. Deze functionaris behandelt de mails die naar privacy@hagueroadrunners.nl worden verzonden en schakelt, indien nodig, het bestuur in. Voorts adviseert de functionaris het bestuur met betrekking tot privacyvraagstukken.

Oktober 2018